El problema de la facturación electrónica casi nunca es emitir la factura. Es lo otro: el proveedor que no factura, el tiquete POS de $400.000 que su contador no acepta, el gasto que la DIAN le rechaza dos años después porque el soporte no era el correcto.
Este artículo se enfoca en eso — en el cumplimiento real, no en la teoría. Cubre qué documentos componen el sistema, hasta qué monto sirve un tiquete POS, cuándo le toca a usted generar el soporte del gasto de otro, y qué es RADIAN (y por qué probablemente no lo necesita).
Cifras verificadas al 9 de septiembre de 2026.
¿Qué norma rige la facturación electrónica hoy?
La regla marco es la Resolución DIAN 000165 de 2023, que consolidó todo el sistema de facturación electrónica en un solo cuerpo normativo.
Esa resolución fue modificada por la Resolución 000227 de 2025, que actualizó el tratamiento de los documentos equivalentes electrónicos.
Si su proveedor de software o su contador todavía le habla de la Resolución 000042 de 2020, está trabajando con un marco derogado. No es un detalle académico: los anexos técnicos y las validaciones cambiaron.
¿Qué documentos componen el sistema de facturación electrónica?
No es “la factura” a secas. Son cinco piezas, y cada una cubre una situación distinta. Confundirlas es la causa principal de gastos rechazados.
| Documento | ¿Quién lo genera? | ¿Para qué sirve? |
|---|---|---|
| Factura electrónica de venta | El vendedor | Documento principal de la venta. XML firmado, validado por la DIAN, que le asigna el CUFE |
| Notas crédito y débito electrónicas | El vendedor | Ajustar, corregir o anular una factura ya validada |
| Documento equivalente | El vendedor | Sustituye la factura en operaciones específicas definidas por la ley (tiquete POS, tiquete de transporte, servicios públicos domiciliarios, peajes, boletas, extractos y otros) |
| Documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar | El comprador | Soportar costo, gasto e IVA descontable cuando el proveedor no está obligado a facturar |
| Documento soporte de pago de nómina electrónica | El empleador | Soportar la deducción de los pagos laborales |
Dos puntos merecen atención especial, y son los dos que más plata cuestan: el límite del tiquete POS y el documento soporte.
¿Hasta qué monto sirve un tiquete POS?
Este es el punto de fricción más frecuente en la caja de cualquier negocio.
El tiquete de máquina registradora con sistema POS solo puede expedirse para operaciones que no superen 5 UVT — $261.870 con la UVT 2026.
Por encima de ese monto, la operación exige factura electrónica de venta.
Y hay un derecho que conviene conocer en las dos direcciones del mostrador: el comprador siempre puede exigir factura electrónica, sin importar el monto, cuando la necesita para soportar costos, deducciones o IVA descontable. Si su empleado vuelve de la papelería con un tiquete POS de $80.000, técnicamente la operación cabía en POS — pero si usted quería el IVA descontable, la factura era pedible.
La consecuencia práctica para su empresa
Si su negocio recibe tiquetes POS por montos altos, tiene dos problemas simultáneos:
- El proveedor está incumpliendo al expedir POS por encima del tope.
- Usted se queda sin soporte adecuado para el costo y el IVA.
La solución operativa es aburrida pero funciona: una regla interna de compras que diga “por encima de $261.870 se pide factura electrónica con nuestro NIT, sin excepción”, y una revisión mensual de los soportes antes de que se cierre el mes, no en marzo del año siguiente cuando ya no hay cómo corregir.
Un punto que debe confirmar con su contador: la Resolución 000227 de 2025 actualizó el tratamiento de los documentos equivalentes en su versión electrónica, y en el mercado circulan lecturas distintas sobre cómo interactúa ese cambio con el tope legal de 5 UVT. La regla de las 5 UVT es la que reporta la fuente verificada de este artículo; pídale a su contador o a su proveedor tecnológico que le confirme cómo está configurado su punto de venta bajo la resolución vigente.
¿Qué es el documento soporte y cuándo tengo que generarlo?
Esta es, con diferencia, la obligación peor entendida del sistema — y la que más deducciones cuesta.
El documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar lo genera el comprador, no el vendedor.
Léalo otra vez, porque ahí está el error. Cuando usted le compra a alguien que no está obligado a facturar, no hay factura que pedir. Si usted quiere deducir ese costo o gasto —y descontar el IVA cuando aplique— le toca a usted generar el documento electrónico y transmitirlo a la DIAN.
¿En qué situaciones aparece?
Es más común de lo que suena. Aparece cada vez que su empresa le paga a:
- Una persona natural no obligada a facturar por sus servicios ocasionales.
- Un proveedor pequeño que no está en el sistema de facturación electrónica.
- Ciertos arrendadores personas naturales.
- Compras a productores agrícolas o a personas sin actividad mercantil formalizada.
El error que sale caro
El patrón es siempre el mismo: la empresa paga, guarda un recibo de caja hecho a mano o una transferencia bancaria, y asume que con eso soporta el gasto. En la declaración lo deduce. Dos años después llega el requerimiento, la DIAN desconoce el costo por falta de soporte válido, y el impuesto que se había “ahorrado” vuelve con intereses.
Regla operativa: cada vez que su empresa vaya a pagarle a alguien que no le va a emitir factura electrónica, la pregunta no es “¿cómo lo registro?” sino “¿quién genera el documento soporte y cuándo?”. Si la respuesta es “nadie”, ese gasto no es deducible en la práctica, por mucho que la plata haya salido de verdad.
Casi todos los proveedores de software de facturación electrónica ya tienen el módulo. Está apagado en la mayoría de las empresas simplemente porque nadie preguntó.
¿Y la nómina electrónica?
El documento soporte de pago de nómina electrónica es lo que le permite deducir los pagos laborales en su declaración de renta. En la práctica, todo empleador que deduce nómina lo necesita.
Plazo de transmisión: dentro de los primeros 10 días calendario del mes siguiente al periodo de nómina.
Es un plazo corto y mensual, y por eso es de los que más se incumplen por descuido operativo más que por desconocimiento. Si su proceso de nómina cierra el día 8 o 9, el margen es de horas, no de días.
¿Qué es RADIAN y necesito registrarme?
RADIAN es el registro de la factura electrónica de venta como título valor.
El registro en RADIAN es opcional. Solo es relevante cuando la factura va a circular como título valor — es decir, cuando se va a negociar, endosar o ceder.
Si usted no hace factoring ni negocia sus facturas, no necesita RADIAN. Es así de simple, y vale la pena decirlo porque hay proveedores que lo venden como si fuera una obligación general.
Si usted sí hace factoring —vende sus cuentas por cobrar para adelantar caja—, RADIAN sí le importa, porque es donde se registran los eventos que le dan trazabilidad pública a la factura: la emisión, la aceptación expresa o tácita, el endoso, las limitaciones a la circulación, el pago. Es lo que le permite a un tercero saber quién es el tenedor legítimo del título.
La regla mental: RADIAN no es parte del cumplimiento tributario. Es infraestructura financiera.
Lista de verificación de cumplimiento
Si quiere revisar su situación en diez minutos, estas son las preguntas que importan:
| # | Pregunta | Si la respuesta es “no” o “no sé” |
|---|---|---|
| 1 | ¿Emitimos factura electrónica validada previamente por la DIAN, con CUFE? | Revisión urgente con el proveedor tecnológico |
| 2 | ¿Nuestro proveedor de software está actualizado a la Resolución 000165 de 2023 y sus modificaciones? | Pida confirmación por escrito |
| 3 | ¿Tenemos una regla de compras para no aceptar tiquetes POS por encima de $261.870? | Impleméntela esta semana |
| 4 | ¿Sabemos a qué proveedores les debemos generar nosotros el documento soporte? | Es probable que haya gastos no deducibles acumulados |
| 5 | ¿El módulo de documento soporte está activo en nuestro sistema? | Actívelo antes del próximo cierre |
| 6 | ¿Transmitimos la nómina electrónica dentro de los primeros 10 días del mes siguiente? | Ajuste el calendario de cierre de nómina |
| 7 | ¿Usamos notas crédito electrónicas para anular, en vez de “borrar” facturas? | Corrija el procedimiento; una factura validada no se borra |
| 8 | ¿Alguien concilia mensualmente los soportes recibidos contra los gastos registrados? | Asigne el responsable |
Preguntas frecuentes
Mi proveedor me dio un tiquete POS de $500.000. ¿Puedo deducir el gasto? Ese tiquete está por encima del tope de 5 UVT y no es el soporte apropiado para la operación. Lo correcto es pedirle al proveedor la factura electrónica de venta con su NIT. Insista mientras la relación comercial esté fresca: reclamar seis meses después es mucho más difícil.
¿La factura electrónica se anula borrándola? No. Una factura ya validada por la DIAN no se elimina. Se ajusta o se anula mediante nota crédito electrónica. Es uno de los errores de procedimiento más comunes en empresas que vienen de facturación en papel.
Le pago mensualmente a un contratista persona natural que no factura. ¿Qué debo hacer? Generar el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar, por cada pago, y transmitirlo. Sin eso, el gasto queda sin soporte válido para efectos de renta.
Estoy en el Régimen Simple. ¿Estoy exento de facturar electrónicamente? No. Emitir factura electrónica o documento equivalente electrónico es un requisito para pertenecer al Régimen Simple, no una excepción.
¿RADIAN es obligatorio para todas las empresas? No. Es opcional y solo aplica a facturas que van a circular como títulos valores. Si no negocia sus facturas, no le corresponde.
En resumen
- El marco vigente es la Resolución 000165 de 2023, modificada por la Resolución 000227 de 2025.
- El sistema tiene cinco documentos, no uno. Confundirlos es lo que produce gastos rechazados.
- El tiquete POS solo sirve hasta 5 UVT = $261.870. Por encima, factura electrónica.
- El documento soporte lo genera el comprador cuando el proveedor no está obligado a facturar. Es la obligación peor entendida del sistema y la que más deducciones cuesta.
- Nómina electrónica: dentro de los primeros 10 días del mes siguiente.
- RADIAN es opcional y solo importa si sus facturas circulan como títulos valores.
En The Colombian Accountant hacemos diagnósticos de facturación electrónica: revisamos qué documentos está emitiendo, qué soportes le faltan y qué gastos están en riesgo de ser rechazados — antes de que llegue el requerimiento, que es cuando ya no se puede arreglar. Si le quedó una duda de la lista de verificación, esa es la conversación.
Aviso legal
Este contenido es información general y no constituye asesoría tributaria, contable ni legal, ni crea una relación profesional con el lector. La normativa tributaria colombiana cambió de manera sustancial entre diciembre de 2025 y septiembre de 2026, incluidos decretos de emergencia, decisiones de la Corte Constitucional y del Consejo de Estado, y proyectos de ley aún en trámite. Las cifras de este artículo fueron verificadas al 9 de septiembre de 2026. Confirme los valores, plazos y normas vigentes —en particular el tratamiento de los documentos equivalentes electrónicos bajo la Resolución 000227 de 2025— con un contador público o abogado tributarista antes de tomar cualquier decisión.